Договор подряда с физическим лицом. Как правильно заключить договор подряда с физическим лицом

Иногда в организации возникают ситуации, когда работу не могут выполнить штатные сотрудники. В таком случае заключают с внештатным сотрудником не трудовой договор, а гражданско-правовой (сокращенно ГПД). При этом важно составить его грамотно - так, чтобы учесть все отличия от трудового. Как это сделать, читайте в статье.

Образец договора подряда с физическим лицом

Гражданско-правовой договор заключается в отношении деятельности, которую может выполнять работник, в том числе состоящий в штате учреждения. Сотрудники компании также могут привлекаться к труду, не относящемуся к их основным обязанностям, как в порядке, определенном ТК РФ, так и путем заключения договора с подрядчиком.
Существенные условия договора подряда — это его предмет, вещественный результат выполняемых по заданию контрагента задач.

Гражданским кодексом РФ предусмотрены следующие виды ГПД:

• договор бытового подряда. Особенностью будет назначение создаваемой вещи. Она используется для личного, не связанного с коммерческой деятельностью, потребления;
• договор строительного подряда. Предметом являются здания и сооружения. Причем могут быть предусмотрены как создание нового объекта, так и его реконструкция, капитальный ремонт, монтажные и прочие работы, относящиеся к строительству;
• на выполнение проектных и изыскательских работ. Этот вид работ, как правило, предшествует заключению строительного подряда. Специфика: создание технической документации;
• работы для государственных и муниципальных нужд. Заказчиком будет государственный или муниципальный орган, который заключает с подрядчиком соответствующий контракт на основании результатов торгов, проведение которых регламентируется специальным законом.

Основным условием подряда является то, что заключить его с человеком, который на самом деле будет выполнять функции штатного сотрудника и подчиняться внутренним правилам и трудовому распорядку, нельзя. Если будет выявлено, что ГПД прикрывает трудовые отношения, то его признают мнимым. В таком случае работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Выявить притворность ГПД могут во время проверки:

• налоговые инспекторы;
• представители трудовой инспекции, если сотрудник обратится с жалобой о неправомерном заключении с ним ГПД вместо трудовых отношений.

Отличия договора подряда от трудового

Нередко проверяющие органы пытаются доказать, что подряд с физическим лицом заключен неправомерно, а сложившиеся отношения по сути трудовые. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, необходимо в полной мере учитывать основные отличия отношений со штатным сотрудником от подрядчика. Отличия представлены в таблице ниже.

Договор подряда ГК РФ: содержание и условия

Определяя содержание ГПД, необходимо руководствоваться главами и Гражданского кодекса РФ, а не Трудового кодекса РФ. Договор подряда (ГК РФ)не должен содержать термины трудового права. Вместо слов «работодатель» и «работник» используют слова «заказчик» и «исполнитель» или «подрядчик». Слово «зарплата» заменяется понятием «вознаграждение». Нельзя использовать термины «рабочее время», «время отдыха», «отпуск». Это связано с тем, что на подрядчиков не распространяются гарантии, предусмотренные ТК РФ. Например, право на оплачиваемый отпуск, различные пособия, выплату больничных и т.д.

НДФЛ с вознаграждений подрядчикам

С выплат гражданам по ГПД удерживают НДФЛ, поскольку в этом случае организация признается налоговым агентом.
Вознаграждение (аванс) включают в налогооблагаемую базу по НДФЛ в день выплаты вознаграждения (аванса) в денежной или натуральной форме (п. 1 ). При этом не имеет значения, в каком налоговом периоде будут выполнены работы или оказаны услуги. Налог удерживают в день фактической выплаты дохода независимо от того, что собой представляет эта выплата — аванс или окончательный расчет.

Страховые взносы с вознаграждений подрядчикам

Независимо от того, какой налоговый режим применяет компания, с вознаграждений людям по подрядным контрактам начисляются взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование (). К ним относятся ГПД на выполнение работ, выполнение авторского заказа, передачу авторских прав, предоставление прав использования произведений. По другим ГПД (например, по договору аренды) начислять страховые взносы не нужно.
Взносы на обязательное социальное страхование в ФСС не начисляются (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют, только если обязанность организации платить их предусмотрена ГПД (абз. 4 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 ).

Договором как таковым считается соглашение двух или более лиц об изменении, установлении или же о прекращении гражданских прав и обязанностей (согласно статье 420 ГК РФ). Пункт 2 статьи 421 ГК РФ говорит о том, что стороны могут заключать договора и не предусмотренные законодательством или правовыми актами.

С работником, который не состоит в штате данной организации можно заключить или срочный трудовой договор, или договор подряда. Но при оформлении этого не сложного договора следует учитывать один нюанс.

Внештатный сотрудник даже по окончании срока договора может продолжить работу. А обратившись в трудовую инспекцию, сможет доказать что работа его носит не временный, а постоянный характер. Таким образом, временный договор подряда автоматически превращается в бессрочный, а организации, заключившей его, приходится менять свое штатное расписание.

Чтобы избежать таких проблем, лучше с внештатными работниками заключать гражданско-правовые договора. У этих договоров имеется целый ряд преимуществ.

Первое – за оплату по такому договору организации нет нужды платить взносы в ФСС РФ, а если в тексте договора не упомянуты взносы на страхование от несчастного случая и профессиональных заболеваний, то их платить и не придется.

Второе – возможность экономии на общей сумме ЕСН. Внештатному работнику можно не только оплатить его работу, но и возместить понесенные расходы, на покупку материалов, например. В этом случае заключается два договора сразу. Первый – на выполнение работ, а второй – на предмет купли-продажи материалов. В этом случае средства, выданные работнику по второму договору, не подлежат обложению ЕСН.

Третье – все выплаты по договорам подряда могут быть включены в общие расходы на оплату труда. Правда, в этом случае затраты требуют экономического обоснования. Заключить договор подряда выгодно и самому внештатному работнику, так как сумму вознаграждения подрядчик вполне может в договоре уменьшить на налоговый вычет, а следовательно, работник сэкономит на сумме НДФЛ .

Для получения этого вычета работник должен написать в произвольной форме заявление на имя директора организации с просьбой предоставить ему этот вычет и предоставить в бухгалтерию предприятия все документы служащие подтверждением расходов – накладные, чеки, счета и так далее.

Однако есть у этой системы и свои минусы. При любой налоговой проверке наличие такого договора практически неизбежно привлечет к себе внимание проверяющих. Если они (проверяющие) признают этот договор в качестве именно трудового договора , то организации светит штраф согласно статье 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф за подмену трудового договора на договор подряда составляет 5000 р.

А также организации предстоит еще и выплата компенсации работнику за неиспользованный отпуск и недоплаченные налоги. Правда, признать договор подряда как трудовой возможно только в судебном порядке. Если организация привлекает стороннего специалиста для выполнения работы, которую обычно выполняют штатные работники, то руководитель предприятия должен быть готов к претензиям проверяющих.

Ему необходимо будет убедить контролеров в том, что эти работы без помощи именно внештатного работника в данный конкретный момент просто не могут быть выполнены. Аргументом правоты его позиции может служить как большой объем работ, так и временная нетрудоспособность, командировки или низкая квалификация, штатного специалиста. В этом случае необходимо заранее подготовить все необходимые распоряжения, оформить приказы и прочие необходимые документы.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст.420 ГК РФ). Пунктом 2 ст.421 ГК РФ установлено, что стороны могут заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами .

Отличие гражданского договора от трудового разъяснено в п.3 письма МНС России от 19.06.01 года N СА-6-07/463@ (с изм. и доп. от 13.10.03 года) "О направлении разъяснений". К договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) и вознаграждения по которым являются объектом обложения единым социальным налогом (взносом), (далее - ЕСН), за исключением части налога, подлежащей зачислению в ФСС РФ, относятся договоры на выполнение работ (оказание услуг), заключаемые в соответствии с ГК РФ. Такими договорами, в частности, являются договоры подряда, аренды, возмездного оказания услуг, перевозки, транспортной экспедиции, хранения, поручения, комиссии, доверительного управления имуществом, агентский договор.

Согласно п.3 ст.421 ГК РФ стороны могут заключить договоры, в которых содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

По гражданско-правовому договору исполняется индивидуально-конкретное задание. Предметом такого договора служит конечный результат труда. По договору подряда согласно ст.702 ГК РФ подрядчик обязуется выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную работу и сдать ее результат заказчику.

Если организация заключила гражданско-правовой договор с работником, состоящим в штате данной организации, то работы по заключенному договору работник обязан выполнять в нерабочее время, в противном случае данная работа считается работой по совместительству. По гражданско-правовым договорам оплачивается конечный результат выполненных работ (оказанных услуг), факт выполнения работ (оказания услуг) подтверждается актом о приемке-сдаче.

Акт о приемке-сдаче можно составить в произвольной форме или же воспользоваться формой, предусмотренной для приемки работ, выполненных по срочному трудовому договору , заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5.01.04 года N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

В договоре гражданско-правового характера необходимо предусмотреть следующие пункты:

даты начала и окончания работ;

порядок оплаты работ;

перечень работ (услуг), которые должен выполнить (оказать) работник;

порядок приема-сдачи работ;

требования к качеству работ;

ответственность сторон за нарушение условий договора.

Вознаграждения, выплаченные работникам, по договорам гражданско-правового характера на практике включаются в состав различных расходов организации.

За работы, выполненные для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, вознаграждение отражается по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства"; за работы, связанные с управлением организацией (например, восстановление или ведение бухгалтерского учета), - по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы"; за работы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, - по дебету счета 10 "Материалы"; за работы, связанные с реализацией товаров, - по дебету счета 44 "Расходы на продажу".

Если работы по договору гражданско-правового характера связаны с созданием, покупкой, модернизацией или реконструкцией основных средств, доведением их до состояния, пригодного к использованию, а также с созданием или покупкой нематериальных активов , вознаграждение отражается по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы ".

Если выполненные работы не связаны с производством и реализацией продукции организации (например, организация отдыха сотрудников, проведение спортивных мероприятий), то вознаграждение по договорам гражданско-правового характера включается в состав прочих расходов.

Кроме того, следует учитывать, состоит ли работник в штате организации. Если работы выполняет сотрудник организации, то сумма вознаграждения отражается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Если работник не состоит в штате, - по кредиту счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Вознаграждение за работы по ликвидации последствий чрезвычайных событий (например, стихийного бедствия, пожара и т. д.) отражается записью: Дебет 99, Кредит

Если по договору гражданско-правового характера выполняются работы, затраты на которые учитываются как расходы будущих периодов, то сумму вознаграждения по такому договору следует отразить записью:

Дебет 97, Кредит

Кроме того, организация может заранее сформировать резерв на оплату тех или иных работ (например, на гарантийный ремонт оборудования). Тогда сумму вознаграждения по договору на выполнение этих работ можно отразить записью: Дебет 96, Кредит

На каждого работника (кроме предпринимателей), которому организация в течение года платила вознаграждения по гражданско-правовым договорам, ведется карточка по форме N 1-НДФЛ (приказ МНС России от 25.11.05 года N САЭ-3-06/6) и составляется справка о доходах физического лица по форме N 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 13.10.06 года N САЭ-3-04/706@), которую необходимо представлять в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за годом выплаты вознаграждения.

С вознаграждений по гражданско-правовым договорам организация должна удержать налог на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) по ставке 13%. При расчете НДФЛ сумму вознаграждения можно уменьшить на профессиональные налоговые вычеты , т. е. на сумму всех документально подтвержденных затрат, произведенных работником по гражданско-правовому договору (ст.221 НК РФ). Для того чтобы получить такой вычет, работник должен написать соответствующее заявление в бухгалтерию организации-заказчика.

Если вознаграждение, выплачиваемое организацией по гражданско-правовому договору, не уменьшает ее прибыль, то единый социальный налог (далее - ЕСН) начислять не нужно (п.3 ст.236 НК РФ). И наоборот, если расходы на выплату вознаграждения учитываются для целей налогообложения прибыли организации, то начислить ЕСН необходимо. Сумму вознаграждения по авторским договорам , облагаемую ЕСН, можно уменьшить на все документально подтвержденные расходы на их исполнение (п.5 ст.237 НК РФ). Если эти расходы нельзя подтвердить документами, то сумму вознаграждения можно уменьшить только на определенный процент.

Вознаграждения по гражданско-правовым договорам не облагаются ЕСН в части, перечисляемой в ФСС РФ (п.3 ст.238 НК РФ). Страховые взносы от несчастных случаев следует начислять, только если это предусмотрено в самом гражданско-правовом договоре, по ставкам, которые применяет организация для своих штатных сотрудников (ст.5 Федерального закона от 24.07.98 года N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Договор подряда с работником,
не состоящим в штате организации

Допустим, что штатный работник уходит в очередной отпуск. Во время отпуска его работодатель предлагает ему, например, разработать методические материалы по внутренней системе качества в данной организации. При этом заключается договор подряда на выполнение работы с сотрудником, который фактически находится в отпуске. Рассмотрим подробнее, как можно учесть расходы по такому договору для налогообложения прибыли.

Пункт 21 ст.255 НК РФ к расходам на оплату труда относит расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда). Данная норма по формальному признаку позволяет учесть в составе расходов для налога на прибыль только выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным с лицами, не состоящими в штате организации-налогоплательщика. Однако, на наш взгляд, неправомерно включать в оплату труда вознаграждения по гражданско-правовым договорам. Данные понятия относятся к совершенно разным отраслям права: первое - к трудовому праву, второе - к гражданскому. Применительно к гражданско-правовым договорам в принципе не может быть использован термин "работник"; в частности, исполнитель по договору подряда в ст.702 ГК РФ называется подрядчиком.

Наличие указанной нормы в ст.255 НК РФ свидетельствует о том, что можно учесть расходы только по гражданско-правовым договорам, заключенным с лицами, не состоящими в штате организации. Однако это еще не основание для непризнания расходов по таким договорам со штатными работниками в налоговом учете. К тому же в ст.270 НК РФ подобные расходы не называются среди тех, которые не принимаются для налога на прибыль. Так как гражданско-правовые договоры сотрудники заключают просто как физические лица, а не как работники. Поэтому данная норма здесь неприменима.

Например, в ситуации, когда штатному работнику оплачивают разработку методических материалов, такие затраты можно учесть только по п. п.49 п.1 ст.264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией. При этом необходимо выполнение трех условий, перечисленных в п.1 ст.252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и экономически оправданы, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и произведены в рамках деятельности, направленной на получение дохода. Если эти условия выполняются, то расходы на оплату штатным сотрудникам работ по гражданско-правовым договорам можно учесть для налогообложения прибыли.