Как выставить электронный счет фактуру. Электронный счет-фактура: составление и выставление счетов-фактур в электронном виде. Подготовка к документообороту

Налоговый кодекс РФ позволяет выставлять счета-фактуры не только в бумажном виде, но и в электронном. Контрагенты сами решают, каким образом они будут обмениваться документами. Право применять электронную документацию для направления входного к вычету закреплено в девятом пункте сто шестьдесят девятой статьи НК РФ.

Насколько это выгодно и удобно?

Электронные счета-фактуры удобны для обеих сторон. Продавцу нет нужды доставлять до клиента бумажный документ, тратя свое время и деньги, а покупатель получает нужный документ своевременно.

В электронном виде проще вносить изменения в счета-фактуры, исправлять, корректировать документ. Переделанный бланк счета-фактуры поступает покупателю в кратчайшие сроки. Электронные операции могут происходить почти мгновенно, что является существенным достоинством для сторон.

Вместе с тем есть и недостатки у электронного обмен счетами-фактурами. Сторонам нужно потратиться на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Подготовиться технически к получению и передачи электронной документации, заключить договора с посредником, который возьмет на себя процедуру обмена, оплатить его услуги.

Изменения 2016 года

С апреля 2016 года в силу вступил Приказ Минфина №174н от 10 ноября 2015 года, который установил новые правила осуществления процедуры обмен электронными счетами-фактурами.

Этот документ определил порядок действий каждого участника электронного документооборота: продавца, покупателя и Оператора.

Актуальные формы электронных счетов фактур утверждены приказом №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15. Данный приказ ФНС утвердил не только электронную форму стандартного счета-фактуры, но и его корректировочную форму.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Если два субъекта экономических отношений решают выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде, то нужно выполнить следующие шаги:

1. Согласовать это в письменном виде;
2. Подготовиться технически к приему и передаче электронных счетов-фактур;
3. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
4. Подобрать подходящего посредника – Оператора электронного документооборота;
5. Заполнить и подать заявление на подключение к услугам Оператора;
6. Заключить договор с Оператором;
7. Получить от Оператора необходимые данные для подключения – параметры для доступа, идентификатор.

Образец соглашения

Два экономических субъекта – поставщик и клиент, должны договориться об электронном обмене счетами-фактурами. Электронная документация должна полностью заменить бумажную. Договариваться лучше не в словесной форме, а в письменной, чтобы не пришлось в будущем решать проблемы, связанные с недовольством одной из сторон.

Сторонам следует подписать соглашение об участии в электронном документообороте при передаче счетов-фактур. Содержание этого соглашения составляется в свободной форме, при этом в нем нужно указать следующие моменты:

• Название бланка;
• Дата и место составления;
• Реквизиты сторон;
• Подтверждение того, что стороны будут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде;
• Указание на то, что должно быть выполнено требование приказа №174н о подписании документов УКЭП;
• Ссылки на законодательные документы, устанавливающие порядок взаимодействия сторон при электронном документообороте;
• День вступления соглашения в силу;
• Срок действия соглашения;
• Подписи сторон, печати.

Текст составляется в свободной форме, для примера предлагаем скачать шаблон соглашения ниже.

Соглашение об обмене электронными счетами-фактурами образец – .

Получение УКЭП

Приказ №174н определил, что подписывать счета-фактуры, извещения, уведомления, формируемые в ходе электронного обмена нужно именно усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чтобы иметь возможность выполнить это требование Минфина, следует обратиться в специализированные компании, которые способны создать ключи электронных подписей и выдать квалифицированные сертификаты на них. Ориентироваться тут нужно на Федеральный закон №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Обычно счет-фактуру подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер (если он есть в компании), а также другие сотрудники. На всех лиц следует получить УКЭП. Кроме того, нужно выписать доверенность, которая позволит представителям компании подписывать электронную документацию. Доверенность может быть заменена распорядительных документом, например, приказом.

Выбор Оператора электронного документооборота и заключение с ним договора

Выбор достаточно большой, стороны могут выбрать более, чем одного Оператора, и заключить с каждым договор о сотрудничестве.

Каждый участник (покупатель и поставщик) должен заполнить заявление и подать его оператору. Как правило, Операторы предлагают готовые бланки заявления с полями для заполнения, остается их только оформить и подать по месту назначения. Заявление содержит основные сведения об экономическом субъекте, его реквизитах и выражает желание подключиться к электронному обмену счетами-фактурами через телекоммуникационные каналы связи.

После того, как будет подписан договор о подключении, Оператор представляет необходимые данные, на основании которых участник подготавливает свои технические средства к приему и передаче электронной документации. Оператору отводится срок в 3 дня с момента подачи заявления, в течение которого он должен передать данные для подключения.

Сведения о том, что стороны будут обмениваться электронными вариантами счетов-фактур подаются в налоговый орган, эта задача ложится на Оператора, покупателю и продавцу никаких действий предпринимать не нужно.

Порядок обмен электронной документацией

Подробная процедура обмена электронными счетами фактурами прописана в приказе №174н. Определяются действия каждой стороны при первичной подаче счета-фактуры, его исправления, подачи корректировочного документа.

Раньше при получении покупателем файла с электронным счетом-фактурой он должен был оформить извещение о свершении этого события. Новый приказ с апреля 2016 года отменил эту обязанность для покупателя. Извещение направляется только в том случае, если обе стороны согласовали этот момент и определили, что документ необходим.

Особенности порядка электронного обмена:

• Каждый формируемый документ заверяется УКЭП;
• Каждому участнику электронных отношений нужно проверять файлы при поступлении;
• Вся оформляемая документация должна сохраняться в электронном виде;
• Каждое действие должно подтверждаться оформление подтверждения Оператора;
• На каждое подтверждение покупатель и продавец должны направить извещение о том, что они получили подтверждение;
• Извещение о поступлении счета-фактуры покупателю оформляется по желанию сторон;
• Каждый отдельный счет-фактура должен отправляться обособленно.

Исправление электронных счетов-фактур

Электронный документооборот позволяет быстро исправлять технические ошибки в счетах-фактурах. В зависимости от вида ошибки применяется либо исправленный, либо корректировочный документ.

Если ошибка техническая (опечатка, неправильный расчет), то документ исправляется, при этом покупатель направляет продавцу через Оператора уведомление о необходимости изменить счет-фактуру. Продавец формирует еще один такой же счет-фактуру, указывает номер и дату исправления и передает через Оператора покупателю готовый бланк.

Если ошибка связана с неверным указанием цены, количества, ставки НДС, самой суммы НДС в связи с излишками, недостачей при поставке, согласованном изменении цены, то следует оформлять корректировочный счет-фактуру – самостоятельный документ, который является дополнением основного документа. Направляется корректировочный документ через Оператора так же, как и обычный.

Налогового кодекса появилась норма, разрешающая выставлять счета-фактуры в электронном виде. Почти два года потребовалось чиновникам для того, чтобы принять подзаконные акты, необходимые для реализации этой нормы. Сегодня, 23 мая, последний из таких приказов вступил в силу, и все налогоплательщики получили возможность обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ), полностью заменяющими бумажные аналоги. Торжественная отправка первого электронного счета-фактуры состоится сегодня, в 15.00 по московскому времени; в ней примут участие представители ФНС и сервиса для обмена электронными документами «Диадок ». А мы сегодня расскажем о порядке обмена ЭСФ. Это вторая статья из серии публикаций, посвященных вводу электронных счетов-фактур. Напомним, что в первой статье мы рассказали о том, как подключиться к (ЭДО).

Вводная информация

23 мая 2012 года можно считать официальной датой перехода на электронные счета-фактуры. В этот день вступил в силу приказ ФНС, который утвердил форматы электронного счета-фактуры и других документов, необходимых для ведения электронного учета при расчетах по НДС (корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж и дополнительных листов к ним).

Таким образом, на сегодняшний день сформирована вся необходимая нормативная база для перехода на электронные счета-фактуры. Важно отметить, что действующее законодательство позволяет не только обмениваться электронными счетами-фактурами с контрагентами и составлять сопутствующие документы (журнал и книги) в электронном виде, но и направлять все эти документы в налоговую инспекцию, не распечатывая их на бумаге.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур регламентируется приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. А особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур предусмотрены .

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Прежде чем описать сам порядок, отметим два важных момента. Первый: обмениваться электронными счетами-фактурами могут только те контрагенты, которые заключили договоры с оператором электронного документооборота и подключились к системе ЭДО (например, к системе « » от компании СКБ Контур). Оператор гарантирует доставку счетов-фактур, своевременное получение всех технических документов, и в случае спора сможет подтвердить сроки выставления документов.

И второй важный момент: все документы, формируемые в процессе выставления и получения электронных счетов-фактур, должны быть подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП). Заметим, что электронный счет-фактура, в отличие от бумажного, подписывается только одной электронной подписью — руководителя или уполномоченного лица, на которого выдана доверенность.

Процесс электронного обмена счетами-фактурами выглядит следующим образом.

1. Продавец формирует счет-фактуру в электронном виде по утвержденному формату, подписывает ЭЦП, и направляет файл счета-фактуры в адрес покупателя через оператора ЭДО. (Напомним, что в настоящее время у продавца и покупателя должен быть один и тот же оператор; подключаться к разным системами ЭДО можно будет после того, как заработает роуминг между системами).

2. Оператор ЭДО, получив файл счета-фактуры, фиксирует дату и время получения в специальном документе — подтверждении, и направляет этот документ продавцу. Дата поступления счета-фактуры оператору, указанная в данном подтверждении, будет считаться датой выставления электронного счета-фактуры.

Далее оператор направляет файл счета-фактуры покупателю, фиксирует дату и время отправки этого файла в подтверждении, которое передается покупателю. Дата передачи файла счета-фактуры покупателю, указанная в этом подтверждении, будет считаться датой получения электронного счета-фактуры.

3. Продавец получает подтверждение оператора о поступлении счета-фактуры и формирует еще один служебный документ — извещение о получении подтверждения, подписывает это извещение ЭЦП и направляет оператору.

4. Покупатель получает файл счета-фактуры и подтверждение оператора с датой отправки счета-фактуры, формирует два извещения о получении и подписывает их ЭЦП. Извещение о получении подтверждения передается оператору, а извещение о получении файла счета-фактуры передается через оператора продавцу. Наличие такого извещения у продавца будет означать, что электронный счет-фактура выставлен.

5. Оператор ЭДО, получив от покупателя извещение о получении счета-фактуры, перенаправляет его продавцу, а покупателю отправляет подтверждение о получении и направлении извещения.

6. Покупатель, получив подтверждение о направлении извещения, создает еще одно извещение — о том, что получил подтверждение от оператора, подписывает его ЭЦП и направляет оператору ЭДО.

Отметим, что клиентам «Диадока» не нужно самим составляться технологические документы — все извещения и подтверждения формируются автоматически; достаточно одного клика, чтобы отправить необходимый документ.

Особенности учета электронных счетов-фактур в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур заключаются в следующем. Продавец может регистрировать только те «исходящие» электронные счета-фактуры, по которым получены извещения от покупателей (см. п. 4). В графе 2 «Дата выставления» части I журнала продавец фиксирует день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору (см. п. 2).

Покупатель может регистрировать в журнале «входящий» электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором (см. п. 5). В графе 2 «Дата получения» части II журнала покупатель должен указать день, когда оператор направил ему файл счета-фактуры (см. п. 2).

В заключение перечислим документы, которые подтвердят, что процесс выставления и получения электронного счета-фактуры завершен.

Продавец должен иметь четыре электронных документа (см. рис.1):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о поступлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение продавца о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры.

Покупатель должен иметь шесть электронных документов (см. рис. 2):

1. Электронный счет-фактура;

2. Подтверждение оператора ЭДО о направлении электронного счета-фактуры;

3. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора ЭДО;

4. Извещение покупателя о получении электронного счета-фактуры;

5. Подтверждение оператора ЭДО о получении извещения и направлении его продавцу;

6. Извещение покупателя о получении подтверждения оператора о получении извещения и направлении его продавцу.

В следующей статье мы расскажем о том, как исправлять ошибки в электронных счетах-фактурах и выставлять корректировочные счета-фактуры.

Запись трансляции передачи первого в российской истории электронного счета-фактуры

Электронный обмен счетами-фактурами заработал в полную силу. С 23 мая 2012 года начал официально действовать приказ ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138, которым утверждены форматы для счетов-фактур, журнала их учета, книги покупок и книги продаж.То есть теперь виртуальный счет-фактура является полноценным документом наравне с его бумажным вариантом. Это значит, что на основании такого интернет-счета можно смело ставить НДС к вычету. А дублировать документ на бумаге не придется.

Если вам приходится часто обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, не исключено, что вы вместе с руководством решите на практике воспользоваться возможностью передавать такие документы по Интернету. Ведь так вы сэкономите время.

Мы вам подскажем, как стать участником электронного обмена счетами-фактурами.

Шаг №1. Договоритесь со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами в электронном виде

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде компании могут по взаимному согласию. Ну и естественно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ и в пункте 1.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот .

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Шаг №2. Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи, если такового у вас еще нет

Без чего не обходится ни один счет-фактура - это подпись. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре - полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Шаг №3. Подайте оператору связи заявление об участии в электронном документообороте

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru. Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Что делать, если вы нашли ошибку в электронном счете-фактуре

Советует Тамара Мокеева, эксперт системы обмена электронными документами СКБ Контур

Бывает, что по каким-то причинам в выставленный счет-фактуру нужно внести изменения. К примеру, вы увидели, что в документе неверно указаны реквизиты вашей компании. В этом случае вам необходимо сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении. От контрагента вам автоматически придет извещение о получении. И вскоре он направит вам уже исправленный документ. Причем в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.

Если же продавец заметил неточности в документе сам, он может исправить ошибки в счете-фактуре и выставить исправленный документ, не дожидаясь запроса на уточнение. Стоит учитывать, что право на вычет у вас появится только после получения исправленного счета-фактуры.

Дополнять учетную политику новыми положениями посреди года можете без опаски. Ведь так можно делать, если меняется законодательство. Да и к тому же на показателях бухгалтерского и налогового учета новый способ обмена документами никак не скажется.

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Можно ли компаниям выставлять электронные счета-фактуры? Какие нюансы при этом стоит учитывать, какого порядка придерживаться? Рассмотрим порядок, что установлен нормативной документацией налоговых структур в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Большое количество предприятий по привычке ведут учет документации на бумаге, что становится причиной замедления процесса обмена справками, увеличения затрат на доставку документации, покупку материала.

Решить такие проблемы можно, перейдя на электронный документооборот. Разберемся в особенностях выставления электронного счета-фактуры.

Что нужно знать?

Для чего нужен такой документ, как счет-фактура и когда должен выставляться – это тот вопрос, который должен быть рассмотрен в первую очередь.

Укажем, какие методы формирования документов могут использоваться, а также какими законодательными актами Российской Федерации руководствоваться при желании обмениваться электронными бланками с контрагентами.

Понятия

Основной метод формирования документа

Допускается 2 способа формирования бланка счета-фактуры:

По авансовым платежам метод будет определен в зависимости от условий:

Используют ручной ввод данных и ввод на основании полученных счетов-фактур на перечисление сумм.

Законные основания

Правила подготовки электронного счета-фактуры описаны в Приказе Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года № 50 н.

Электронный документооборот счетами-фактурами

Электронный счет является юридически значимым документом. Документ, составленный в электронном формате, должен готовиться в 1 экземпляре.

Электронный счет-фактура выглядит так же, как и обычный. Но в первом случае не возникает обязательства сохранять бланки в бумажном виде, о чем говорится в .

Но есть главное отличие – такой бланк может передаваться только через операторов связи электронного документооборота.

Какие еще нюансы организациям, которые уплачивают налог на добавленную стоимость, стоит знать при формировании электронного счета-фактуры в 2019 году.

Кто может формировать электронно?

Счета-фактуры необходимы тем лицам, которые являются плательщиками или совершают операции, что облагаются таким видом налога.

Для выставления электронного счета плательщики должны получить согласие контрагента. Такие счета-фактуры имеет право представлять:

• организация, что реализует продукцию;
• налоговый агент, что есть в перечне .
• комиссионер, агент, что действует в соответствии с интересами принципалов, если продажа или покупка товара осуществляется от себя.

Общие требования

Для признания счета-фактуры в электронном виде юридически значимым стоит соблюсти некоторые правила.

Бланки, подтверждение операторов ЭДО, извещение покупателя о том, что документ получен, должны сохраняться, не нарушая хронологии передачи или получения в конкретном периоде.

Счета-фактуры также хранятся сторонами сделки в течение 4 лет ().

Чтобы составлять электронные счета (о чем говорилось выше), стоит получить согласие второй стороны совершаемой операции по продаже или покупке товара, .

Также должны соответствовать технические возможности компаний. Разберемся, является обмен правом или обязанностью.

Если контрагент не даст согласия, это не будет рассмотрено как уклонение от составления договоров. Ведь обмениваться электронными документами фирмы могут на добровольной основе.

Обмен возможен при использовании сертифицированных средств криптографического типа защиты сведений, которые должны совмещаться со средствами, что применяются в налоговой инспекции .

Допускается выставление и получение бланков в зашифрованной и незашифрованной форме (п. 1.7 Порядка составления электронного счета).

Проводить документооборот можно отдельно по каждому бланку. Ставят ту дату выставления счета, когда он передан операторам от продавцов. Вписывается число оператором.

• продавец получил подтверждение от операторов;
• поступило извещение о получении документа от фирмы, что приобретает товар

Дата получения бланка – день, когда оператор направил счет покупателям (должно также поступить извещение и подтверждение операторов).

Обязанности продавцов при подготовке электронного счета (последовательность):

• необходимо сформировать бланк и проверить электронную подпись (действительна ли она);
• ставится электронная подпись;
• документ зашифровывается;
• бланк направляется покупателю по электронной почте с помощью операторов;
• подписанный счет сохраняется.

Когда будет получено подтверждение, продавец должен действовать так:

• проверяет, подлинна ли подпись оператора;
• готовит извещение о получении подтверждений;
• ставит на извещении электронную подпись и отправляет его операторам;
• сохраняет документ, что получен от оператора.

Приведем порядок действий покупателей не позже следующего дня после поступления документа:

• осуществляется проверка подлинности подписи компании-продавца;
• формируется извещение о том, что счет получен;
• ставится на извещении электронная подпись;
• документ направляется с помощью оператора продавцам;
• сохраняется счет-фактура и извещение о том, что счет поступил.

При необходимости внести правки в счет-фактуру организация, покупающая товар, должна представить продавцу уведомление о необходимости уточнить сведения в документе.

Действия будут такими:

• создается уведомление;
• подписывается;
• зашифровывается;
• направляется контрагенту;
• сохраняется.

После устранения ошибок, продавец направляет бланк счета-фактуры не позже следующего дня. Иногда возникают сложности:

Как осуществить переход?

Стоит выполнить такие действия:

Учтите, что с 1 января 2019 года вступило в силу положение об обязательном принятии от налогового органа по телекоммуникационному каналу связи электронное требование на подачу документации.

Его получение стоит подтверждать, подписывая электронным видом подписи извещение, а затем направлять такое извещение по тем же каналам через операторов. То есть, в текущем году компаний должны будут переходить на ЭДО.

Возникающие нюансы

Несмотря на тот факт, что при выставлении счета-фактуры в электронной форме стоит придерживаться особых правил, формирование осуществляется аналогично обычным бланкам.

Но как быть с отражением электронного документа в Журнале учета и Книгах покупок и продаж? Как работать в 1С? В чем суть электронной подписи?

Особенности работы с 1С

В программах 1С:

• можно формировать, ставить подписи и отправлять, нажав необходимую кнопку;
• можно пользоваться любым сертификатом ЭЦП, что признается федеральной налоговой службой;
• допускается осуществлять обмен документами;
• формировать в автоматическом режиме бланки.

Чтобы подключиться к обмену ЭДО с использованием «1С-Такском», стоит выполнить определенные действия:

1. Нужно проверить, обновлялась ли программа до той версии, когда возможен обмен электронными документами.
2. Далее подается заявка на подключение.
3. После того, как заявка будет обработана, в личном кабинете появится Идентификатор участников обмена ЭДО.
4. Затем стоит настроить программу.

Остановимся на последнем пункте. Необходимо установить флажки, чтобы можно было использовать только электронный обмен. Появится возможность выбрать команду «Сформировать», «Подписать», «Отправить».

Затем настраивается криптография и осуществляется настройка сертификата электронной подписи, прописывают техническую характеристику программного обеспечения.

Чтобы можно было подписать бланк, нажав одну кнопку, стоит перенести сертификаты электронных подписей в саму программу. Нужно также прописать контрагентов, с которыми вы будете обмениваться счетами-фактурами.

Ведение электронного журнала учета

Регистрация счетов-фактур осуществляется в Журнале учета:

Правила, используемые при этом, едины для обычных документов и электронных. Плательщики имеют право вести учет и сохранять счета в Журнале и и электронного типа.

Раньше нужно было продавцам и покупателям такой документ распечатать по истечению налогового периода. Теперь такое обязательство отсутствует.

В электронном Журнале и Книгах ставится электронная подпись при представлении в налоговую инспекцию. Важный нюанс при регистрации бланков в журнале – есть ли извещение о получении.

Если таковое не имеется, то отражать данные счета-фактуры в отчетности не допускается.

В том случае, когда фирма, что реализует товар, не получила счет-фактуру электронного типа, в 1 и 2 части Журнала учета будут регистрироваться исключительно те бланки, что представлены на бумаге.

Такой документ будет составлен на основании электронного экземпляра (из него переносятся данные).

Как быть с подписью в СФ?

Чтобы плательщик могут предъявить к , электронные бланки должны содержать квалифицированную электронную подпись фирмы, что выступает продавцом.

Налоговая не принимает электронные документы, и соответственно, откажет в возмещении НДС, если подпись не будет проставлена в соответствии с установленными правилами.

Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура является основным документом, на основании которого покупатель товаров (работ, услуг) имеет право принять к вычету суммы налога на добавленную стоимость, предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), при исчислении суммы этого налога, подлежащего уплате в бюджет.

В целях сокращения документооборота на бумажных носителях ст. 169 НК РФ установлено право налогоплательщиков составлять счета-фактуры в электронной форме (Письмо Минфина РФ от 29 декабря 2012 г. № 03-07-03/230).

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ выставление счета – фактуры в электронном виде является правом налогоплательщика.

Как следует из абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Используемая в ст. 169 НК РФ формулировка "по взаимному согласию сторон сделки" означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде НК РФ не регулирует. По мнению Минфина РФ, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина РФ от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В связи с этим нужно учесть, что ФЗ от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» признается утратившим силу с 1 июля 2012 г. (п. 2 ст. 20 ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи»). На основании п. 2 ст. 19 и п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г., признается электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью. Следовательно, счет – фактура составленный в электронном виде, может подписываться до 1 июля 2012 г. электронной цифровой подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

После признания утратившим силу Закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 г. – усиленной квалифицированной электронной подписью или в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. усиленной неквалифицированной электронной подписью. Усиленная неквалифицированная электронная подпись применяется в случае, если сертификат ключа проверки электронной подписи выдан удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (вплоть до окончания действия сертификата или существования сети доверенных удостоверяющих центров ФНС России) (Письмо Минфина РФ № 03-07-15/80 от 20 июля 2012 г.).

Составление электронного счета – фактуры не предполагает составление счета – фактуры на бумажном носителе по той же хозяйственной операции.

Если в отношении счетов-фактур, выставленных продавцом в электронном виде, подписанных электронной цифровой подписью, у продавца имеются подтверждения оператора о получении файлов счетов-фактур, а также извещения покупателя о получении счетов-фактур, подписанных электронной цифровой подписью покупателя и полученных через оператора, то продавцом такие счета-фактуры бумажном носителе не составляются. (Разъяснение от 16.11.2012 г. Е.Н. Вихляева, Советника отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина РФ).

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается подзаконными нормативными актами Минфином РФ и ФНС РФ (п. 9 ст. 169 НК РФ).

Так, Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи. Данный Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/36@ от 30 января 2012 г.утвержден формат представления документов, используемых при выставлении и получении счетов – фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.

Приказом ФНС РФ № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 г. «Об утверждении форматов счета – фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов – фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утвержден:

• формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде;
• формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронном виде.

Электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п.1.9 Порядка, утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г.). Поэтому, по каждому счету-фактуре производятся все необходимые действия и составляются все необходимые документы, Порядком утв. Приказом Минфина РФ № 50н от 25 апреля 2011 г. Документы, составляемые в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью участника документооборота.

Электронный счет – фактура, выставленный с соблюдением требований ст. 169 НГК РФ, дает право на применение вычета по НДС (п. 1 п. 2 ст. 169 НК РФ).